上海电机学院综合档案立卷使命的内容和方法

一、存档限制

学校各单元（部门）在招生、教学、科研、经管等活动中成功造成的对学生、学校和社会有保存价值的各式笔墨、图表、声像等不同体式、载体的历史记录，凡具有考察操纵价值并已办理罢了的，均属存档限制。具体内容见附件《上海电机学院综合档案立卷部门存档限制及看守期限表》。

二、存档档册的整理范例

（一）必须按照存档限制将具有保存价值的文献材料网罗都全，既不杂沓，又不遗漏短缺。

（二）按照文献之间的历史筹商和保存价值，科学地整理立卷，如以贯彻某项方针政策、某项中心使命、一次会议、一个首要事件、一个案件、讲演与批复、线路与批转等为中心，造成文献的内在筹商。

（三）每个档册应有实在简明的标题，并注明看守期，每卷卷首应填写卷内文献目次，卷末应附备考表。

（四）存档的档册必须编制移交目次（移交清册），一式二份。吩咐两边经过盘货档册，履行署名手续。

（五）档册文献数目一般不跳跃 200 页，对并吞问题文献数目多的，宜酌情相宜分卷。

三、档册的组合方法

立卷方法主若是根据文献组成的特色（即文献的共同点）对存档的文献进行分类立卷，一般应以“问题”为主，兼顾其他特征。

（一）按问题立卷。问题是指文献内容记叙和响应的某方面的使命问题或触及的东谈主物、事件、事物等，将响应并吞问题的讲演与批复、奉告与决定、总结与野心、正件与附件等放在沿途存档，一般为一事一卷。

（二）按作家立卷。“作家”是指撰写和法律解释文献的机关、机关内的组织或个东谈主。将并吞作家的某些文献组成档册。

（三）依时期立卷。按文献造成的时期或文献内容针对的时期，将属于并吞时期的文献组合为档册。

（四）按款式立卷。科研、教学树立、产品、基建、迷惑款式的文献材料，可根据“成套性”原则，组成一题一卷或一题多卷。 不同庚度的文献一般不得放在沿途立卷。

四、立卷时的隆重事项

（一）今年度所作念下年度的野心、预算等放不才年度立卷。

（二）今年度所作念上年度的总结、决策、报表等放在上年度立卷。

（三）跨年度的会议记录，有针对年的放在针对年立卷，无针对年的放在结果年立卷。

（四）案件的材料放在了案年立卷。

（五）长久谋划放在针对竣事的头一年立卷。

（六）两年以上线路、总结、报表等放在针对年的终末一年立卷。

（七）总结、挂牵性文献放在定稿或发表的一年立卷。

（八）法例性文献放在公布或批准收效的一年立卷。

（九）跨年度的讲演与批复、来文与复文放在批复或复文的一年立卷。

（十）专科部门使用的有益年度所造成的文献按有益年度立卷。

如果有未办完的文献，不错酌情转入下一年度立卷。

五、卷内文献的枚举方法

（一）批复件在前，讲演件在后；正件在前、附件在后；打件稿在前、签发审定稿在后；转发件在前，原件在后。

（二）由单一作家、单一问题组合起来的文献，依时期法例枚举。

（三）会议文献按文献的届次组合。

（四）案件材料按批复、论断、综合材料、讲明材料和个东谈主交代材料的法例枚举。

（五）组卷时应隆重文献时期、内容的针对性。

六、组卷时的其它隆重事项

（一）卷内件的类目、看守期限要同样，不得把

同类目、不同看守期限的材料放在并吞档册内。

（二）组卷时必须稽查每一份文献是否都全（包括传阅单），案件是否了案，如发现枯竭应查找补都，若无法查到，应在备考表上阐明原因。

（三）通报本部门的文献，本部门诚然莫得写明调查材料，也要把上司通报放在本部门立卷。

（四）本部门草拟，用上司口头发的文献，本部门应将原稿和打印件立卷。

（五）校内各部门向党委、学校的讲演线路及相应的批复、批转的原件由报文部门立卷存档。

（六）务必稽查每一份材料有否题名（包括部门、部门公章、草拟东谈主姓名、主宰指导、定稿或发布的年、月、日等）。

七、拟写档册标题

档册标题是对档册内全部文献的总空洞，通过档册标题揭示出卷内文献的身分与内容，为查找操纵提供陈迹，亦然编制检索器具的主要依据。档册标题要三言五语，实在地响应卷内文献材料的内容。档册标题的基本结构主要包括：作家、问题和文种三部分。字数不跳跃 50 字（包括标点记号）。

（一）作家即卷内制发文献的部门或个东谈主，一般写在标题的起初。作家要写出全称或通用的简称，

可用概略号。

（二）问题即卷内文献的内容。准确地揭示卷内文献内容所响应的问题，是拟写标题的枢纽，亦然标题的中枢部分。属于并吞个或并吞类性指责题的，不错空洞标出；属于几个问题的，应按照卷内问题的枚举法例标出。标题应响应出文献内容，但不能太长，要空洞，既响应内容又点出枢纽词，使阅读者第一时期就基本能够判断出卷内有无我方要查找的材料。

（三）文种即卷内文献种类的称号。如决定、奉告、线路、野心、意见、总结等，主要用于响应文献的性质和考察价值。

八、卷内文献的编号

卷内文献材料按法例枚举以后，装订的档册无论单面或双面，惟有是书写的文献材料均应轮番在非装订线一侧下角编页号。如遇漏编号，可用 1(1)、1(2)的方式暗示（其中1暗示页码），况且在备考表中注明。除档册封面、卷内文献目次和备考表外，yinsewang每份文献都要编成法例号，一张纸上贴几个文献，每个文献算1页，每卷一个法例号并从 1 号开动编号，并吞类问题的档册也应如斯操作。

九、填写卷内目次与备考表

（一）每个档册必须按端正形式逐件填写卷内目次，用以先容卷内文献的身分与内容。卷内目次的款式有法例号、文号、背负者（造成该文献的部门或对该文献负有背负的署名者）、 题名、日历、页号、备注；应准确、完好地填写文献题名，不得放荡更动和简化题名；莫得题名的应拟写题名；对无执行内容的题名要再行拟写题名；莫得背负者、文献时期的文献材料要验证清亮，填入关系项内；会议记录应填写每次会议的时期和主要内容；填写的笔迹要艰深。卷内文献目次放在档册的卷首。

（二）备考表应放在档册的卷尾，用来阐明卷内文献的景色（文献的缺损、修补、补充、 移出、阵一火等），便于看守东谈主员和操纵者了解。立卷东谈主应逐项填写备考表中千般内容，稽查东谈主（立卷部门负责东谈主）应在谨防核实后署名，专职档案员粗俗档册质料进行终末审核。

十、填写档册封面与装订

（一）档册封面款式的填写

1.机关称号和里面组织机构称号，均应使用全称（印刷）；

2.档册标题书写字体应稍大些，笔墨枚举整都、好意思不雅；

3.卷内文献起止日历即卷内最早一份文献和最迟一份文献的产生时期；

4.卷内文献件数及页数用大写数字填写；

5.看守期限按存档限制要求填写；

6.编制部门按档册内文献材料的造成部门或主要背负者填写；

7.存档号、全宗号、目次号、档册号由档案馆结伴编排填写。

（二）档册的装订

档册的装订是为了固定与保护卷内文献，幸免消释与损坏。档册在装订之前，须去掉文献上的金属物（大头针、回形针等）以防年久锈蚀文献。残毁文献应当修补，笔迹已扩散的 应复制并与原件沿途存档；传真件应复制在 A4 纸上后存档；大张文献须要折叠成手风琴式并和全卷文献的大小相整都（文献用纸为A4纸）。装订时要留出装订部分，用绳线勒紧结牢，遴荐三孔一线法装订，一律订在左边，不得很是、脱漏纸张，不得把笔迹装订入线内。

十一、电子公文的存档要求

（一）电子公文的存档限制包括经过学校办公自动化系统中“公文处理”模块产生的系数电子公文并包括相应的布景信和元数据。

（二）电子公文看守期限和密级的折柳

1.电子公文的看守期限和密级的折柳参照《上海电机学院立卷部门存档限制及看守期限表》执行（具体见附件）；

2.电子公文的布景信息和元数据的看守期限与文献内容信息的看守期限一致。

（三）电子公文存档方法

1.电子公文数据每年3月底之前通过系统接口由办公自动化系统将结果流转的电子公文自动传输至档案经管系统，并确保传输的数据真正、完好、灵验、无病毒；

2.电子公文以“件”为单元全部传输至档案经管系统；

3.电子公文的档号由档案经管系十足一编制、自动生成，生成的档号与其他类别档案的文献级编号保抓一致，即：年度号-分类号-件号；

4.电子公文与对应的纸质公文的著录款式基本同样。为保证电子公文的真正性、完好性和灵验性，由档案馆关系东谈主员负责补充、修改档案经管系统内非凡的著录款式和其他象征；

5.档案经管系统经管员对依然受的电子公文数据选择相应的安全守秘措施，确保存档电子公文的真正、完好与安全。

十二、纸质公文的存档要求

（一）收文的存档要求

1.收文由党政办公室负责存档；

2.党政办公室负责打印文献流转日记、收文处理意见单，并在收文处理意见单上盖印后连同原件一并存档。

（二）发文的存档要求

1.发文在结果流转之后由党政办公室结伴打印发文处理单、文献流转日记及原件，并在发文处理单及原件上盖印；

2.党政办公室负责纸质公文的预立卷；

3.原发文部门前去党政办公室领取关系的纸质文献，根据存档要求审核后归交档案馆。

（三）部门线路的存档要求

1.部门线路由陈诉部门在文献结果流转之后负责打印文献流转日记、部门线路处理单、正文格外附件；

2.陈诉部门需在打印的部门线路处理单及正文上盖印之后能力存档。

（四）纸质公文整理的要求

1.系数的纸质公文按“件”整理。每份文献包含文献的正文与附件；

2.发文的枚举按照正文、附件、公文处理单、文献流转日记的法例轮番枚举；部门线路按照部门线路单、正文、文献流转日记的法例轮番枚举；

3.纸质公文枚举时按照正文在前、附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前、讲演在后；汉文本在前，外文本在后的原则枚举；

4.纸质公文按件编制页码，并应查对应存档的材料是否都全；

5.各部门兼职档案员应在每年6月底之前向档案馆移交纸质公文，移交时需填写移交单；

6.移交单一式两份，在移交时两边盘货署名后各执一份。

本观点由档案馆负责解释，自批准之日起扩充，原关系经管文献同期废止。附件：

上海电机学院综合档案立卷部门存档限制及看守期限表

1.党政办公室（信访办公室、学友会办公室、扶助发展基金会办公室）

分类号：DQ  党群使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司党组织关系党的树立的文献材料

永久

2

针对本校的批复、奉告

永久

3

本校党委常委会、党委会、党委扩大会、文书校长见面会、二级党组织文书会、党委中心组会议记录、纪要、 决议及会议议论的文献

永久

4

党委使命野心、线路（包括调查线路）、总结（包括教训总结）

永久

5

党委发布的决定、观点、领导、批转、通报和奉告

永久

6

以党委口头召开的使命会议材料

永久

7

校党委和上司党委调研、稽查、观望学校使命造成 的文献材料

永久

8

党委负责同道在校内的关键言语和参加上司会议的发言稿、履行公事发表的著作等材料

永久

9

党委大事记

永久

10

党委办公室收发文登记簿（存部门）

短缺

11

对于校级党政指导的任免线路和上司指导批复

永久

12

党群系统启用印记的奉告和印模式样

永久

13

党群系统关键统计材料

永久

14

党委守秘、秘书使命的关系文献

永久

15

关键的环球来信来访及处理材料

永久

16

党委与关系机关筹商、协商使命接触文献

永久

分类号：XZ  行政使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系高校行政经管的综合性文献

永久

2

全校性的规章轨制

永久

3

学校年度、学期使命野心、线路、总结

永久

4

校长办公会议记录、纪要

永久

5

校务委员会委员名单、会议记录、纪要

永久

6

全校性的使命会议、谈话会文献（包括声像材料）

永久

7

校指导在校表里会议上的关键言语和发言稿

永久

8

本校扶助业绩谋划、野心及上司批复

永久

9

学校评估材料

永久

10

党和国度、市党政指导东谈主、上司机关指导东谈主来校观察、稽查使命时的题词、言语及声像材料

永久

11

本校进取司的讲演格外批复

永久

12

关系全校性使命的调查材料和教训总结

永久

13

学校学年头报表及综合统计材料

永久

14

启用印记的文献及印模样章

永久

15

本校历史沿革、大事记、情况先容、简报、年鉴、 画册、宣传册等

永久

16

校史（志）使命材料

永久

17

校办使命线路、以校办口头的发文会通议日程安排

永久

18

学校组织的各式庆典、庆寿、挂牵等使命活动造成 的材料

永久

19

关键的环球来信来访文献材料

短期

20

普选使命材料

短期

21

本校各式委员会及指导小组成员组成名单奉告

永久

22

本校与上司指导及关系指导单元刚硬的合同、契约 书

永久

23

收、发文登记簿（存部门）

短期

24

本校获世界、市、系统先进奖赏材料（登记表、 奖励、文凭等）

永久

25

千般突发伏击情况预案

永久

26

扶助发展基金经管使命文献

永久

2.党委组织部（党委统战部、党校、老干部办公室）

分类号：DQ13 组织使命、党校使命

序号

类目称号

看守期限

1.

上司对于组织使命的领导、决定、奉告、简报

永久

2.

本校组织使命野心、总结、决定、线路、调查材料

永久

3.

本校党代会的大司帐划、奉告、使命线路、议程、决议、总结、记录、发言稿、指导言语稿、像片、灌音、大会主席团名单、秘书长和代表名单、列席代表名单；候选东谈主登记表和情况先容；大会选举观点、选举结果和上司批复等

永久

4.

本校党代会的提案及办理情况；会议简报、会议情况、响应记录、 小组会议记录等

永久

5

本校党代会的参考文献：使命主谈主员名单；使命证；代表证；列席证及选票式样等

短期

6

本校组织机构树立、变动的线路及决定、批复、通 知等

永久

7

落实政策的关系材料

永久

8

干部任免、转机和离休线路、决定、批复、奉告等

永久

9

副处级以上干部名册

永久

10

分党委、总支、支部改组线路、审批材料

永久

11

分党委、总支、支部委员会委员名册

永久

12

党员名册（包括发展新党员、商量党员转正的名册）

永久

13

招揽新党员、商量党员转正或取消资历、党员退党的文献材料

永久

14

本校党员和党组织统计年报表

永久

15

本校和获世界、市、系统先进党总支（直属支部）、 党支部、优秀党员名单、奖赏材料

永久

16

本校出席市教卫党委系统及市级以上党代会代表名单及登记表

永久

17

党员私费留学、放洋省亲时期保留党籍及干部放洋政审等的讲明材料

永久

18

党费使用情况

短期

19

党校使命野心、总结及参加东谈主员名单

永久

分类号：DQ14 统战使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系统战使命文献

永久

2

本校统战使命野心、总结、线路、规章轨制

永久

3

统战使命年度统计报表

永久

4

本校各级东谈主大代表、政协委员名单及审批材料

永久

5

侨联和少数民族使命材料

永久

6

各民主党派组织任免干部批复、成员名册、登记表 及统战对象名单

永久

7

统战使命关键会议记录及声像材料

永久

分类号：DQ   老干部使命

序号

类目称号

看守期限

1

老干部享受待遇、荣誉、更动更动使命时期的线路及批复

永久

2

上司、本校对于老干部使命的文献

永久

3

老干部办公室关系规章轨制

永久

4

本校老干部使命野心、总结、线路

永久

5

关系老干部的各式统计年报表

永久

6

老干部办公室组织的各项活动造成的声像材料

永久

3.党委宣传部（党委教师使命部）

分类号：DQ13 宣传使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系宣传使命的文献

永久

2

本校宣宣扶助使命、政事使命、念念想使命的野心、线路、总结

永久

3

媒体响应本校首要活动的剪报（原件）及图表、像片

永久

4

校精神好意思丽树立使命的野心、总结、规章轨制

永久

5

奖赏校级好意思丽部门（好意思丽窗口）、个东谈主先进材料及总结

永久

6

《上海电机学院报》样本（出版清样）

7

校园好意思丽树立简报

永久

8

教职工政事念念想使命动态及调查材料

永久

9

党委中心组（扩大）学习议论会议记录

永久

10

校园网发表的新闻信息材料（电子版与纸质同步存档）

永久

11

学校得回市级以上奖励的奖状、奖牌、荣誉文凭等

永久

12

部门主持的关键专题活动的关系笔墨及声像材料

永久

13

响应本校关键活动的像片、灌音、光盘等

永久

分类号：DQ  教师念念想政事使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系教师念念想政事使命的文献材料

永久

本校关系教师念念想政事使命的决定、奉告、条例、规则

永久

对于教师念念想政事使命队列的选拔、经管文献

永久

教师使命部使命部对于教师念念想政事使命的野心、线路、总结

永久

教师念念想政事使命典型调查材料

永久

组织和研讨关系教师念念想政事使命造成的文献材料和声像 材料

永久

4.纪委、监察处

分类号：DQ  纪检使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司纪委、监察对于纪检（监察）使命的文献

永久

2

纪委、监察使命规章轨制

永久

3

纪委、监察使命野心、总结、线路、调查材料及关键统计

永久

4

校纪、监察委会议记录

永久

5

校纪检审联席会议记录

永久

6

校纪检审聚集稽查的野心、实施材料，稽查结果及处理、整改材料

永久

7

干部（党员）责罚、申诉、复查材料

永久

8

关键的环球来信来访、检举告发、案件调查（定案 的）及处理意见材料

永久

9

获世界、市、系统纪检先进集体或个东谈主名单、奖赏 材料（评选奉告、奖赏决定及先进业绩申报表）

永久

5.党委学生使命部（党委武装部、学生处）

分类号：JX11 综合使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系学生使命的文献材料

永久

2

学生使命处学年度使命野心、月使命要点和使命总结材料

永久

3

校学生使命例会、处务会议记录、典型教训和调查 材料、统计材料

永久

4

《上海电机学院新新手册》

永久

5

合作扶助使命材料

永久

分类号：JX14 学籍经管

序号

类目称号

看守期限

1

学生学籍变更材料（转学、退学、保留学籍）

永久

2

学生奖励材料（千般奖学金、优秀学生、先进集体）

永久

3

学生违规责罚材料（包括责罚不归入本东谈主档案的决定）

永久

4

私费放洋学生名单

永久

分类号：JX17 毕业生使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系毕业工作指导使命文献材料

永久

2

本校毕业生工作指导使命野心、总结和工作信息、简报

永久

3

毕业生工作指导教学安排和教学大纲、教学实践

永久

4

毕业生工作契约书及毕业生供需情况统计材料

永久

5

毕业生派遣决议、名册和派遣报到证存根及领取签收

永久

6

毕业生质料追踪调查和信息反馈材料

永久

7

毕业庆典关系材料和声像材料

永久

分类号：DQ14 政事念念想扶助

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系学生念念想政事使命的文献材料

永久

2

本校关系学生念念想政事使命的决定、奉告、条例、 规则

永久

3

对于学生念念想政事使命队列的选拔、经管文献

永久

4

校学生使命部对于学生念念想政事使命野心、线路、 总结

永久

5

学生念念想政事使命典型调查材料和花样扣问活动 材料

永久

6

学生政事指点员名册和考核统计材料

永久

7

组织和研讨关系学生使命造成的文献材料和声像材料

永久

8

学生军训和国防扶助使命材料及声像材料

永久

分类号：XZ14 东谈主武使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系东谈主防、民兵、兵役、军训等东谈主武使命的文献

永久

2

本校东谈主武使命方面的规章轨制

永久

3

本校东谈主武、民兵使命野心、总结、调查材料、统计报表及关键报表

永久

4

武装使命简报

永久

5

奖赏先进材料及声像材料

永久

6

关键会议记录

永久

7

服役、复员、改行、退役军东谈主、军烈属名册和登记表（卡）

永久

8

东谈主武使命大事记

永久

6.东谈主力资源处（东谈主才交流中心）

分类号：XZ  东谈主事使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司机关关系东谈主事使命的文献

永久

2

本校东谈主事使命的规章轨制

永久

3

东谈主事使命野心、线路、总结、调查材料、会议记录

永久

4

东谈主员编制谋划、野心线路及上司批复

永久

5

东谈主事处权限内的东谈主员任免文献及部门线路

永久

6

教职工及东谈主员关系荣誉文凭授予使命的材料

永久

7

责罚教职工的材料和复查、撤废责罚的材料

永久

8

教职工动态月报和校内转机材料

永久

9

教职工培养、进修野心、安排、端正、总结

永久

9

本校教职工聘用、录用、转正定级的材料（包括振荡行政、工资关系先容信、商调函件）

永久

10

教职工调出的关系材料（包括振荡行政、工资关系 先容信存根、商调函件）

永久

11

东谈主事统计报表

永久

12

教师业务考核材料（存东谈主事处）

永久

13

教职工名册（分部门的总册、分类名册）登记表

永久

14

教职工评定、聘任专科本事职称材料及上司批复 （按类立卷，要求附审批表）

永久

15

教职工工资颐养材料、名册

永久

16

教职工援外和解救迢遥地区及挂职锤真金不怕火材料

永久

17

因公放洋（境）东谈主员学术交流、考察访谒、进修等批件、奉告

永久

18

教职工退职、去职和因私放洋的关系材料

永久

19

使用打散工及教职工退休后返聘使命材料

永久

20

教职工福利使命（待业金、公费医疗、保障、公积金、评残、工伤、牺牲、抚恤、福利、恬逸保障等）

永久

21

本校授予外籍东谈主员名誉称号、聘用兼职老师材料

永久

22

享受国务院特殊津贴东谈主员申报表

永久

23

教职工退休、延迟退休时期、进步退休费比例审批表

永久

24

东谈主才交流中心使命材料

永久

25

教师资历文凭披发名册

永久

26

国度、市、系统、校优秀中后生学术主干、优秀后生教师、后生学者、优秀后备东谈主选材料（包括申报表、中期考核表、验收考核表等）

永久

27

校专科本事聘任委员会会议记录

永久

7.发展谋划处（高级扶助研究所）

分类号：XZ11 综合使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系高级扶助研究使命的文献材料

永久

2

校发展谋划处、高级扶助研究所使命野心、总结、使命 讲演、线路及会议记录

永久

3

学校机构的改革与树立、使命职责的折柳与变更材料

永久

3

对学校教学改革、发展谋划、专科树立、学科树立、培养野心、学制设定等具有计谋发展兴味的决策、意见和实施野心、决议、文献材料

永久

4

部门主抓召开的各项研讨会造成的文献材料和声像材料

永久

8.财务处

分类号：CK11 综合使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系财务会议使命的文献材料

永久

2

本校财务经管端正、野心、总结、讲演、批复等文献

永久

3

学校基金经管使命文献

短期

4

关系财务经管方面的其他文献材料

短期

5

司帐移交清册

永久

6

财会档案移交看守清册

永久

7

财会档案阵一火清册

永久

分类号：CK12 司帐报表

序号

类目称号

看守期限

1

决算报表（含基建工程款式综合决算）

永久

2

预算司帐报表

短期

3

年度以上谋划表、分派野心、测算表

永久

4

年度以上各式统计表（含工资报表）

永久

5

季度以下各式野心、统计报表

短期

分类号：CK13 司帐帐簿

序号

类目称号

看守期限

1

触及外事司帐帐簿

永久

2

总帐、总分类帐

永久

3

业绩收入、支拨明细帐

短期

4

材料明细帐

短期

5

专用基金明细帐

短期

6

日记帐 其中：现款、入款银行日记帐

短期

7

固定钞票明细帐（卡片）（固定钞票报废计帐后保 管五年）

短期

分类号：CK14 司帐凭据

序号

类目称号

看守期限

1

触及外事的司帐凭据

永久

2

各式原始凭据、记帐凭据

短期

3

学校基金各式原始凭据、记帐凭据

短期

4

银行入款余额转变表

短期

5

司帐拨款凭据格外他司帐凭据

短期

6

银行对外帐单

短期

7

触及债权、债务及未计帐罢了的凭据

永久

分类号：CK15 工资清册

序号

类目称号

看守期限

1

工资披发名册、卡片

永久

2

工资振荡、讲明、奉告存根

永久

3

各式奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等

短期

备注：学校各法东谈主公司应按照财会结算端正，谀媚公司执行应竖立本公司的财会档案，并按年度将公司财会档案移交给学校档案馆。

9.国际交流处（港澳台办公室、异邦留学滋事物办公室）

分类号：WS11 外事综合使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司对于外事使命的文献材料

永久

2

学校外事使命规章轨制、野心、总结、简报等

永久

3

外事使命统计年报表等

永久

4

外事使命会议材料及声像材料

永久

5

外事使命会议记录

永久

6

外事使命大事记

永久

分类号：WS12 放洋（境）使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司对放洋（境）东谈主员的关系文献材料

永久

2

国际学术会论说文

永久

3

寄宿海外的学术论文

永久

4

放洋（境）东谈主员考察、访谒材料

永久

5

放洋（境）讲学、研究东谈主员关系材料

永久

6

放洋（境）进修、留学取得学位及研究结果论文和 千般文凭（影印件）

永久

7

学校参加国际比赛、竞赛及声像材料

永久

分类号：WS13 外籍东谈主员来校作

序号

类目称号

看守期限

1

上司邀请、礼聘外籍东谈主士的野心、批复和接触函件

永久

2

异邦党政官员、各界东谈主士来校参加访谒的文献材料

永久

3

外籍教师、大家、学者及友好东谈主士来校讲学的讲稿、课本等材料

永久

4

来校进修、短期培训研究的外籍东谈主士关系材料

永久

5

学校主持国际比赛、竞赛及声像材料

永久

分类号：WS14 国际合作与会议

序号

类目称号

看守期限

1

中外合作校际交流契约、合同、款式纪要材料、备忘录

永久

2

本校完成的国际合作款式、结果等材料

永久

3

合作款式中海外单元完成款式、结果等材料

永久

4

授予外籍东谈主员名誉称号的材料

永久

5

外事使命中两边互增的礼品、挂牵品（清单及什物）

永久

6

国际会议的关系材料

永久

分类号：WS15 异邦留学生使命

序号

类目称号

看守期限

1

录取审批材料（包括外籍及港、澳、台留学学生）

永久

2

学籍登记表、学籍卡片

永久

3

教学野心、大纲、安排

永久

4

学习情况、收成及考语

永久

5

学位论文（包括电子版）及学位文凭复印件

永久

6

学生名册、毕业生文凭领取签收验印名册

永久

7

学天真向及关系材料

永久

10.党委研究生使命部（研究生处、学科树立办公室）

分类号：JX11 综合使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司下达的针对本校研究生扶助使命的文献材料

永久

2

研究生教学改革、培养野心、培养规格、学制等方面的领导、端正、观点

永久

3

学校关系研究生扶助的谋划、实施野心、关系研究 生扶助的规章轨制、会议记录、调研线路、简报、 总结

永久

4

研究生教学稽查、评估和优秀教学质料评奖材料

永久

5

统计报表

永久

6

硕士研究生三助（助教、助研、助 管）使命材料

永久

7

研究生使命大事记

永久

分类号：DQ   政事念念想扶助

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系研究生念念想政事使命的文献材料

永久

2

本校关系研究生念念想政事使命的决定、奉告、条例、 规则

永久

3

对于研究生念念想政事使命队列的选拔、经管文献

永久

4

党委研究生使命部对于学生念念想政事使命野心、线路、 总结

永久

5

研究生念念想政事使命典型调查材料和花样扣问活动 材料

永久

6

研究生政事指点员名册和考核统计材料

永久

7

组织和研讨关系研究生使命造成的文献材料和声像材料

永久

8

研究生会关系材料

永久

分类号 JX12 学科树立

序号

类目称号

看守期限

1

上司针对本校学科、专科树立的文献材料

永久

2

学科、专科论证、评估、审报、审批、总结材料

永久

3

学科、专科课程树立统计报表

永久

分类号：JX13 招生使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系本校研究生扶助招生使命的文献材料

永久

2

招生野心、端正、生源野心

永久

3

重生录取材料及重生名单

永久

3

招生宣传（招生简章等）、招生使命总结

永久

分类号：JX14 学籍经管

序号

类目称号

看守期限

1

重生入学登记表

永久

2

学生收成总册（包括课程收成一览表、报表、补考 收成登记表）

永久

3

重生名册（按专科、班级）

永久

4

学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转 学、退学）

永久

5

学生奖励材料

永久

6

学生责罚材料

永久

分类号：JX15 课堂教学与教学实践

序号

类目称号

看守期限

1

各专科教学野心、教学大纲、教学决议

永久

2

教学实践及课外实习安排、课程表

永久

3

各专科每门课程考试（考查）空缺试卷与标答各一 份

永久

分类号：JX16 学位使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系本校学位使命文献材料

永久

2

本校硕士学位评定条例、观点及野心、总结

永久

3

硕士学位名单清册和领证签收名单

永久

4

硕士学位论文目次、毕业生硕士学位论文（包括电子版硕士论文）

永久

分类号：JX17 毕业生使命

序号

类目称号

看守期限

1

毕业生名册

永久

2

毕业文凭签收（毕业生登记表）验印名单

永久

3

毕业生质料追踪调查和信息反馈材料

永久

4

毕业生合影像片、底片

永久

分类号：JX18 课本使命

序号

类目称号

看守期限

1

自编、主编课本

永久

2

各专科学年（学期）使用课本目次清单

永久

11．审计处

分类号：XZ13 审计使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系审计使命的文献

永久

2

本校审计使命方面的规章轨制

永久

3

审计使命野心、总结、审计调查材料、线路

永久

4

审计使命统计年报及关键报表

永久

5

关键会议记录

永久

6

专项审计线路

永久

7

获世界、市级、系统先进奖赏材料（评选奉告、申报表、 奖赏决定）

永久

12.后勤处

分类号：XZ15 后勤使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系后勤使命的文献

短期

2

校关系后勤使命规章轨制。

永久

3

本校后勤使命野心、线路、总结、批复及调查 材料

永久

4

防震、防讯、三废处置、环保使命及校园绿化的文献材料

永久

5

校后勤处与合作单元刚硬的千般契约书、合同书及执行线路、总结材料

永久

6

物业经管合同、决议

短期

7

车辆使命的关系文献材料

短期

8

校园绿化使命的关系材料

短期

9

校舍综合经管材料

永久

10

教职工住房补贴材料

永久

11

办公产品合同审批表

永久

12

伙食使命的关系材料和伙食食堂民主宰理委员会使命材料

短期

13

爱国卫生、医疗保健、野心生养、独生子女领证名册、献血使命野心、总结、端正、奉告等文献

永久

14

师生职工健康景色体检表、调查材料及统计表

永久

15

处理首要突发性卫生防疫事件的野心、措施和总结

永久

16

后勤处使命大事记

永久

17

得回市级以上奖励的奖状、荣誉文凭等

永久

14.基建处

分类号：JJ11 综合使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系基建使命的文献

永久

2

校基建使命规章轨制

永久

3

校基建使命野心、总结、简报

永久

4

校基建使命总体发展谋划

永久

5

基建使命年度（季度）总结、统计报表

永久

6

基建工程财务预、决算（CK12）

永久

7

全校性总体谋划、遐想总平面图

永久

8

地质勘探、地形测量材料

永久

9

水、电、气管谈分散图

永久

10

工程款式招投标正大自律契约书

永久

11

对于地盘征用（含私房产权证）、租出线路、合同 契约书及上司批复

永久

12

学校房地产权证

永久

分类号：JJ12 基建款式可行性研究

序号

类目称号

看守期限

1

款式提出版及上司批复

永久

2

可行性研究线路

永久

3

款式评估

永久

4

环境瞻望、调查线路

永久

5

遐想任务书及野心任务书

永久

分类号：JJ12 遐想基础

序号

类目称号

看守期限

1

工程地质、水文地质、勘探遐想、勘探线路、地质 图、勘探记录、化验试验线路、关键土、岩样及阐明

永久

2

地形、地貌限定点建筑物、构筑物及关键迷惑及安装测量定位、不雅测记录

永久

3

水文、风物、地震等其他遐想基础材料

永久

分类号：JJ12 遐想文献

序号

类目称号

看守期限

1

初步遐想

永久

2

本事遐想

永久

3

施工图遐想

永久

4

本事奥密材料、专利文献

永久

5

遐想商量书

永久

6

枢纽本事实验

永久

7

总体谋划遐想

永久

8

遐想评价、强劲及审批

永久

分类号：JJ12 工程经管文献

序号

类目称号

看守期限

1

征用地盘批准文献及红线图、拆迁、抵偿契约书

永久

2

承包合同、契约书、招标、投标、租赁文献

永久

3

施工牌照

永久

4

环保三同期、消防、卫生等要求水、电、气、暧供 应契约书

永久

5

产权文凭

永久

分类号：JJ12 施工

序号

类目称号

看守期限

1

地盘施工文献：开工线路、工程本事要求、本事交流、图纸会审纪要

短期

施工组织遐想、施工决议、施工野心、施工本事措施、施工安全措施、施工工艺

永久

原材料及构件出厂讲明、质料强劲

永久

建筑材料实验线路 永久 遐想变更、工程更动洽商、材料仿用审定审批

永久

土建施工定位测量地质勘探

永久

土、岩试验线路，基础处理，基础工程施工图

永久

诡秘工程验收记录

永久

程记录及测试、千里陷、位移、变形不雅测记录、事 故处理线路

永久

工分项、分单元工程抽量稽查、评定

永久

交工验收记录讲明

永久

齐全线路、齐全验收线路

永久

2

迷惑及管线安装施工文献：开工线路、工程本事要求、本事交底、图纸会审纪要

短期

遐想变更、工程更动洽商单、材料、零部件、迷惑代用审批

永久

焊合试验记录、线路、施工检查、探测记录

永久

诡秘工程检稽查收记录 永久 强密、密闭性试验线路

永久

迷惑调试记录 短期 施工安装记录、安装质料稽查、评定、事故处理线路

永久

系统调试、实验记录 永久 管线清洗、通水、清毒记录

短期

管线标高位置、坡度测量记录 永久 中间交工验收记录讲明，工程质料评定

永久

齐全线路、齐全验收线路

永久

3

电气、面目安装施工文献：开工线路、工程本事要 求、本事交底、图纸会审

短期

遐想变更、工程更动洽商单、材料、零部件、迷惑代用审批

永久

调试、整定记录

永久

性能测试和校核

永久

施工安装记录、质料稽查评定、事故处理线路

永久

操作、联动试验

短期

电气安设交换记录

短期

中间交工验收记录、工程质料评定

永久

齐全线路、齐全验收线路

永久

分类号：JJ12 齐全验收

序号

类目称号

看守期限

1

齐全验收线路

永久

2

全部齐全图纸

永久

3

质料评审材料

永久

4

工程现场声像材料

永久

5

齐全验收会议决议文献

永久

分类号：JJ12 基建财务、器材经管

序号

类目称号

看守期限

1

财务野心、年度野心

短期

2

工程概算、预算、决算（CK12）

永久

3

主要材料浮滥、器材经管

短期

4

委用使用的固定钞票及房地产权证

永久

14.保卫处

分类号：XZ14 保卫使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系保卫使命的文献

永久

2

校保卫使命规章轨制

永久

3

校保卫使命野心总结、调查材料、 统计报表及关键报表

永久

4

本校师生职工案件的考核、调查、责罚论断材料及上司批复、判决书

永久

5

本校师生职工案件的申雪、复查处表面断及上司的批复

永久

6

要害部门的公安保卫、消防使命

永久

7

本校千般标准保卫奖赏先进材料及声像材 料

永久

8

关键会议记录

永久

9

校保卫使命大事记

永久

15.教务处

分类号：JX11 综合使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系教学使命的指导性文献材料

永久

2

本校教学使命规章轨制（包括教、管、学诸方面制定的轨制）

永久

3

本处使命野心、总结；讲演、线路；简报；教学使命调研

永久

4

校教学使命例会会议记录及造成的会议决定、通报

永久

5

教学稽查、评估和申报教学评奖材料（包括学科、 课本等）

永久

6

大型教学使命研讨会及教学使命发展计谋研讨会造成的文献材料和声像材料

永久

7

千般教学统计使命材料

永久

8

外聘兼职老师、教师登记表及教学使命量津贴披发登记

短期

分类号：JX12 学科树立

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系学科、专科树立的文献材料

永久

2

学科、专科树立及论证、评估、申报、审批及上司批复材料

永久

3

要点学科、专科树立、课程树立材料

永久

4

学科、专科树立野心、总结

永久

5

学科、专科树立情况统计报表

永久

分类号：JX13 招生使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系招生使命的文献材料

永久

2

招生野心、端正、生源野心、招生使命总结

永久

3

重生录取材料及重生名单（包括电子版重生录取材料）

永久

4

定向委培、代培、合同及学生名单

永久

5

招生简章、招生宣传材料

永久

分类号：JX14 学籍经管

序号

类目称号

看守期限

1

学生学籍卡片（简称小卡片）

永久

2

学生收成汇总表（包括收成一览表、课程收成报表、 补考收成登记表、四六级英语（日语、德语）考试收成、专科英语智商考试收成、商量机品级考试收成等）、选修（读）第二专科学位各课程收成一览表

永久

3

在校学生名册和在校学生东谈主数统计

永久

4

学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、试读、退学等）

永久

5

学生毕业文凭领取验印名册签收

永久

分类号：JX15 课堂教学与教学实践

序号

类目称号

看守期限

1

各专科教学野心、课程教学大纲

永久

2

各课程考试（考查）试卷、教学质料分析评选表

短期

3

校历、课程教学程度表、课程教学决议

永久

4

课程教学实习、实验、课外专科出产实习的野心、总结及关系材料

永久

5

社会专科调查、东谈主文体科、社会实践、毕业遐想（论 文）使命野心、总结及关系材料

永久

分类号：JX16 学位使命

序号

类目称号

看守期限

1

本校学位评定使命条例及学位评定使命野心、总结

永久

2

校学位委员会会议记录会通议决定

永久

3

校学位委员会授予各专科学士、硕士学位名册清单及领取学位毕业文凭、学位文凭签收验印名册

永久

4

优秀本科毕业生学士学位论文及评奖评审材料

永久

分类号：JX17 毕业生使命

序号

类目称号

看守期限

1

毕业生名册

永久

2

毕业文凭签收（毕业生登记表）验印名单

永久

3

毕业生质料追踪调查和信息反馈材料

永久

4

毕业生合影像片、底片

永久

分类号：JX18课本使命

序号

类目称号

看守期限

1

各专科学年（学期）使用课本目次清单

永久

2

自编、主编课本

永久

3

自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集

永久

4

其他有保存价值得自编参考贵府

短期

各学科树立课题组

分类号：JX12 学科树立

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系学科、专科树立的文献材料

永久

2

学科、专科树立及论证、评估、申报、审批及上司 批复材料

永久

3

要点学科、专科树立、课程树立材料

永久

4

学科、专科树立野心、总结

永久

5

学科、专科树立情况统计报表

永久

备注：学科树立档案应在学科树立款式结题后3 个月内经教务处审核后，由学科树立款式组负责存档。

16.教学质料经管办公室

分类号：

序号

类目称号

看守期限

1

2

3

4

5

6

17.钞票与实验室经管处（招投标办公室）

分类号：XZ15 钞票经管使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系钞票经管使命的文献

短期

2

本校钞票经管使命的规章轨制

永久

3

本校钞票经管使命野心、线路、总结、批复及调查材料

永久

4

钞票经管使命大事记

永久

5

关系使命、活动的像片、磁带、光盘等声像贵府

永久

6

获市级以上先进奖赏的奉告、决定、推选表

永久

分类号：SB11 迷惑综合使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系仪器、迷惑的政策、业务经管使命文献

永久

2

本校仪器、迷惑经管的规章轨制

永久

3

迷惑使命野心、线路、总结、调查材料

永久

4

本校仪器、迷惑购置野心、线路及经费决议

永久

5

本校仪器、迷惑移交清册及迷惑仪器报废、调拨线路和批复

永久

6

本校关系仪器、迷惑业务使命的综合性统计报表

永久

7

实验室树立、论证、评估、申报及批复

永久

分类号：SB12 仪器迷惑款式

序号

类目称号

看守期限

1

申购线路、野心、论证线路（论证会文献、记录等）

永久

2

上司或主宰指导批复和准购批示

永久

3

定购合同（复印件）会通谈纪要、记录等

永久

4

入口迷惑过程中关系的本事商务文献

永久

5

开箱记录及装箱单

永久

6

安装、调试记录和两边署名移交文献、保修单

永久

7

验收线路及文献材料

永久

8

索赔接触函件及结果文献

永久

9

迷惑阐明书及全套就地文献材料

与迷惑共存

10

使用、考察、故障事故记录（迷惑履历表）

与迷惑共存

11

首要事故的调查分析及处理意见

与迷惑共存

12

本事改革和开发过程中造成的本事文献材料

与迷惑共存

分类号：  招投标使命

序号

类目称号

看守期限

18.科技处（上海电气中央研究院分院）

分类号：KY11 综合使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司对于科研使命的文献

永久

2

科研使命的谋划、野心、总结、线路

永久

3

科研经管使命的规章轨制

永久

4

科技结果获奖文献及文凭

永久

5

申报科学基金及关系批复

永久

6

参加社会学术团体集体会员单元部门和学会使命材料及学术活动论文、论著原件或出版物

永久

7

本校举办的学术交流会材料（纪要、日程安排、论文、声像等不同载体的文献）

永久

8

科技使命大事记

永久

9

本校与关系单元刚硬的科技服务契约书、合同书、 验收讲明等

永久

10

科研经管统计年报表

永久

科研课题关系

分类号：KY12 科研准备阶段

序号

类目称号

看守期限

1

开题线路与课题调研论证材料

永久

2

任务书、合同、契约书

永久

3

课题研究野心、遐想野心

永久

4

野心执行情况、野心颐养或撤废线路

短期

5

课题投资和预决算材料

短期

分类号：KY12 科研实验阶段

序号

类目称号

看守期限

1

实验、测试、不雅测、调查、考察的各式原始记录（含枢纽配方、工艺历程及综合分析材料）

永久

2

数据处理材料、包括商量机处理材料（如步伐遐想阐明、框图、商量结果等）

永久

3

遐想的笔墨阐明和图纸（底图、蓝图、机械遐想图、电子表现图等）

永久

4

研究使命阶段小结、年度线路

永久

5

配套的像片、底片、录相带、幻灯片、影片拷贝等

永久

6

样品、标本等什物的目次、像片（底片）

永久

分类号：KY12 总结强劲阶段

序号

类目称号

看守期限

1

研究线路、研制线路

永久

2

论文专著

永久

3

工艺本事线路

永久

4

本事法门线路

永久

5

大家评审意见

永久

6

强劲会材料（强劲代表名单、会议记录、强劲意见）

永久

7

强劲文凭

永久

8

扩充应宅心见

永久

9

课题使命总结

永久

分类号：KY12 申报奖励阶段

序号

类目称号

看守期限

1

科研结果登记表

永久

2

科研结果线路表

永久

3

科研结果奖励申报与审批材料

永久

4

科研结果获奖材料（奖励、奖章、文凭）原件或影印件

永久

5

专利请求书或文凭原件或影印件

永久

分类号：KY12 扩充应用阶段

序号

类目称号

看守期限

1

转让合同、契约书久

永

2

出产定型强劲材料

永久

3

结果被援用或投产后反馈意见

短期

4

扩充应用决议及实施情况

永久

5

扩大试出产的遐想文献、工艺文献

永久

6

结果宣传报导材料

短期

7

对外学术交流材料

永久

备注：科研结果档案应在课题结题后 3个月内，经科技处组织并审核后，由各课题组负责存档。

19.工会

分类号：DQ   使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系工会、妇女使命的文献

永久

2

校教职工代表大会文献材料（奉告、名单、使命线路、决议、总结、记录、发言稿、指导言语、提案及处理意见、声像材料）

永久

3

校工会使命野心、线路、决定、关键奉告、总结、 讲演与批复

永久

4

校工会会员代表大会的关系文献（奉告、名单、线路、决议、选举结果、指导言语、大会发言、小组议论、关键提案及处理情况）

永久

5

奖赏工会先进集体、个东谈主评审材料、名单、奉告

永久

6

工会财务经管、经费相差、年度预决算及校工会经 审委使命材料

永久

7

校工会委员会会议记录、纪要、简报和《工程大教 工》刊物

永久

8

本校出席世界、市、科教委系统工代会、教代会、 妇代会代表名单、登记表等材料

永久

9

下层工会干部名册

永久

10

工会统计年报表

永久

11

工会组织机构情况、工会会员名册

永久

12

退管会使命、家属使命材料（穷困、慰问等材料归此）

短期

13

工会大事记

永久

20.团委

分类号：DQ   使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司对于团的使命和学联的文献（针对本校的批复、奉告）

永久（永久）

2

本校团代会文献（奉告、名单、使命线路、决议、选举结果、指导言语、大会发言、小组议论、提案及处理意见和大会奉告的文献）

永久

3

本校学代会文献（奉告、名单、使命线路、决议、选举结果、指导言语、大会发言、小组议论、提案 及处理意见和文献）

永久

4

本校团委使命、学生会使命野心、线路、总结及规章轨制

永久

5

团委使命典型调查材料、奖赏和奖励先进团支部、优秀聚合的材料【荣获世界、市后生突击手、突击 队（集体）称号材料归此】

永久

6

批准入团、离团材料及名单（聚合放洋留学、省亲 时期保留团籍的批复）

永久

7

团委、学生会会议记录、团委、学生会牵头组织的首要活动的关系材料及声像材料

永久

8

团干部名单、聚合名册

永久

9

本校学生组织参与的各式学会、社团组织称号、名单、轨则及社会活动、社会实践和挂职锤真金不怕火关系材料

永久

10

责罚聚合的材料及复查材料

永久

11

团委、学生会使命大事记

永久

12

本校团组织、专职干部统计年报表

永久

13

各分团委的关系材料

永久

14

本校聚合出席世界、市、市科教委团代会、学联代表名单

永久

15

团委、学生会编发的刊物

永久

16

学生社团活动材料（轨则、野心、总结及结果）

永久

17

团委会议记录

永久

18

校学生志愿者使命野心、总结和名单

永久

19

团委、学生会关键专题活动的讲演线路、上司批复、 总结等笔墨材料及像片、灌音、摄像、光盘等声像 材料

永久

21.各二级学院（教学部、中心）

分类号：XZ11 行政使命

序号

类目称号

看守期限

1

党政联席会材料、会议记录、会议纪要

永久

2

行政使命野心、总结、规章轨制及会议记录

永久

3

关系使命的讲演、批复、线路、典型事例调查线路

永久

4

学院各项规章轨制

永久

5

各院、部、中心与关系单元刚硬的合作契约

永久

6

教师、学生参加国际、世界、全市各式竞赛获奖证 书复印件及像片

永久

7

院务委员会、董事会成员名单及使命会议记录

永久

8

由院、部、中心主抓召开的各项活动中造成的笔墨材料、像片及各式不同载体体式的文献

永久

9

毕业生集体照（含底片）和学友使命材料（学友通信录及联谊会记录）

永久

分类号：JX11-JX18 教学使命

序号

类目称号

看守期限

1

院、部、中心在贯彻实施上司和学校对于教学使命意见中造成的文献材料（JX11）

永久

2

院、部、中心在教学改革、培养野心、专科学制设定等使命方面的讲演、意见（JX11）

永久

3

院、部、中心教学稽查、评估和推选各级优秀教学 明星、优秀教学质料评奖材料（JX12）

永久

4

本、专科重生教学稽查、实施决议、课程教学大纲、实习大纲、毕业遐想（论文）指导等教学设施和实 践性设施造成的材料（JX15）

永久

5

学术研究及教学事故分析通报材料（JX15）

永久

6

各课程考试（考查）空缺和标答试卷（JX15）

永久

7

自编、主编出版的教科书、参考书、实习指导书、 习题册等课本（JX18）

永久

8

学生收成汇总表（包括收成一览表、课程收成报表、 补考收成登记表、四六级英语（日语、德语）考试收成、专科英语智商考试收成、商量机品级考试成 绩等）、选修（读）第二专科学位各课程收成一览 表（JX14）

永久

9

毕业生毕业文凭、学位文凭领取签收验印名册 （JX16）

永久

备注：

①各课程试卷和课程教学分析表档案材料应在考试结果后1个月内组成档册存档。

②毕业班学生收成大卡档案材料应在学生离校后新学期开学1个月内组成档册存档。

③毕业班集体照在冲洗完成后即存档。

22.赓续扶助学院

分类号：XZ11 行政使命

序号

类目称号

看守期限

1

党政联席会材料、会议记录、会议纪要

永久

2

本学院行政使命野心、总结及会议记录

永久

3

学院使命的讲演、批复、线路、典型事例调查线路

永久

4

由学院主抓召开的各项活动中造成的笔墨材料、像片及千般不同载体体式的文献

永久

5

学院与关系单元刚硬的合作契约

永久

6

赓续扶助学院大事记

永久

7

赓续扶助学院各项规章轨制

永久

分类号：JX11 综合使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司下达的针对本校成东谈主扶助使命的文献材料

永久

2

教学改革、培养野心、培养规格、学制等方面的领导、端正、观点

永久

3

学校关系成东谈主扶助的谋划、实施野心、关系成东谈主扶助的规章轨制、会议记录、调研线路、简报、总结

永久

4

教学稽查、评估和优秀教学质料评奖材料

永久

5

非学历扶助的培训班、进修班材料

永久

6

统计报表

永久

分类号：JX12 学科树立

序号

类目称号

看守期限

1

上司针对本校学科、专科树立的文献材料

永久

2

学科、专科论证、评估、审报、审批、总结材料

永久

3

学科、专科树立统计报表

永久

分类号：JX13 招生使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系本校成东谈主扶助招生使命的文献材料

永久

2

招生野心、端正、生源野心

永久

3

重生录取材料及重生名单

永久

4

寄予、代培生野心、合同及名单

永久

5

招生宣传（招生简章等）、招生使命总结

永久

分类号：JX14 学籍经管

序号

类目称号

看守期限

1

重生入学登记表

永久

2

学生收成总册（包括课程收成一览表、报表、补考 收成登记表）

永久

3

重生名册（按专科、班级）

永久

4

学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转 学、退学）

永久

5

学生奖励材料

永久

6

学生责罚材料

永久

分类号：JX15 课堂教学与教学实践

序号

类目称号

看守期限

1

各专科教学野心、教学大纲

永久

2

课程树立要求及安排、课表

永久

3

各专科每门课程考试（考查）空缺试卷与标答各一份

永久

分类号：JX16 学位使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系本校学位使命文献材料

永久

2

本校学士学位评定条例、观点及野心、总结

永久

3

学士学位名单清册和领证签收名单

永久

4

学士学位论文目次、优秀毕业生学士学位论文

永久

分类号：JX17 毕业生使命

序号

类目称号

看守期限

1

毕业生名册

永久

2

毕业文凭签收名单

永久

3

毕业生质料追踪调查和信息反馈材料

永久

4

毕业生合影像片、底片

永久

分类号：JX18 课本使命

序号

类目称号

看守期限

1

自编、主编课本

永久

2

各专科学年（学期）使用课本目次清单

永久

23.藏书楼

分类号：XZ16 史籍使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系史籍使命的文献

永久

2

本校史籍使命规章轨制

永久

3

本校史籍使命野心、线路、总结

永久

4

藏书楼评估材料

永久

5

藏书楼大事记

永久

6

史籍概况、发展谋划、珍品目次、统计及统计年报

永久

6

史籍部门与国表里交流的关系材料（《藏书楼通 讯》）归此

永久

分类号：CB11 出版使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系裁剪使命的文献

永久

2

学校请求出版刊物审批材料及上司主宰部门的批复

永久

3

本校裁剪使命关系材料，稿酬及刊行记录、统计材料

永久

分类号：CB12 刊物

序号

类目称号

看守期限

1

《上海电机学院学报》样本（出版清样）

永久

2

《电世界》样本（出版清样）

永久

3

《本事扶助研究》样本（出版清样）

永久

4

刊物原稿审稿意见

短期

分类号：CB11 出版使命综合

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系裁剪出版学术刊物和通信报刊的文献材料

永久

2

学报裁剪部对于裁剪使命的野心、线路、总谀媚关键会议记录

永久

3

学校请求出版刊物审批材料及上司主宰部门的批复

永久

4

学裁剪出版使命的规章轨制和使命主谈主员的岗亭职责

永久

5

裁剪使命的横向合作刚硬的契约书、合同文书关系材料

永久

6

稿酬及刊行记录、统计材料

永久

7

由学报裁剪部主抓召开的关系裁剪使命的各项活 动造成的文献材料和声像材料

永久

8

裁剪使命大事记（包括获奖和受查情况）

永久或永久

24.档案馆

分类号：XZ17 档案使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系档案使命的文献

永久

2

本校档案经管规章轨制

永久

3

本校档案使命野心、线路、总结及与昆玉院校交流的关系材料

永久

4

档案统计年报表、档案机读目次（电子版）

永久

5

档案室指南、全宗先容

永久

6

千般档案阵一火清册、目次、线路

永久

7

档案使命大事记

永久

8

档案馆与外单元刚硬的关键契约、备忘录

永久

9

奖赏档案使命先进集体和个东谈主的材料、名单

永久

25．教师教学发展中心

分类号：

序号

类目称号

看守期限

1

2

3

4

5

6

26.信息化中心

分类号：XZ11 行政使命

序号

类目称号

看守期限

1

信息办公室行政使命野心、总结及会议记录

永久

2

向主宰指导的使命讲演、线路、典型事例调查线路

永久

3

由信息办公室主抓召开的各项活动中造成的材料及声像材料

永久

4

上司对于信息化树立的领导、决定、奉告

永久

5

信息化树立统计数据年报

永久

6

信息化使命大事记

永久

7

校园网树立贵府

永久

8

应用系统关系材料

永久

分类号：SB12 仪器迷惑款式

序号

类目称号

看守期限

1

申购线路、野心、论证线路（论证会文献、记录等）

永久

2

上司或主宰指导批复和准购批示

永久

3

定购合同（复印件）会通谈纪要、记录等

永久

4

入口迷惑过程中关系的本事商务文献

永久

5

开箱记录及装箱单

永久

6

安装、调试记录和两边署名移交文献、保修单

永久

7

验收线路及文献材料

永久

8

索赔接触函件及结果文献

永久

9

迷惑阐明书及全套就地文献材料

与迷惑共存

10

使用、考察、故障事故记录（迷惑履历表）

与迷惑共存

11

首要事故的调查分析及处理意见

与迷惑共存

12

本事改革和开发过程中造成的本事文献材料

与迷惑共存

27.钞票谋划公司（上海昂电实业有限公司）

分类号：CP11 综合使命

序号

类目称号

看守期限

1

上司关系高校三产企业发展创办的文献材料

永久

2

公司年度野心、总结、千般统计报表

永久

3

企业公司轨则、千般规章轨制和使命主谈主员岗亭背负制材料

永久

4

企业公司申办注册可行性论证材料、申办线路和上司批复文献材料

永久

5

企业公司董事会成员单元和东谈主员名单

永久

6

公司法定代表和总司理任免奉告

永久

7

公司法东谈主代码证、交易牌照、特种谋划许可证、税务登记文凭的副本或复印件（以上证件复印件一定要存档）

永久

8

公司停业、停产、破产、刊出、东谈主员驱逐、钞票评估、审计、公证材料和上司批准文献材料

永久

9

公司财务司帐材料（详见财会档案类）

10

校办产业经管处和企业公司各项活动中造成的声像材料

永久

11

得回市以上奖励的奖状、荣誉文凭等

永久

分类号：CP12 业务使命类

序号

类目称号

看守期限

1

公司就本事开发、合作经销、聚集投资等款式的本事合同书、契约书、洽谈会记录、纪要及关系文献材料

永久

2

公司寥寂研制开发的新产品、新本事款式请求和款式任务书

永久

3

新产品本事研制过程中造成的本事贵府及本事强劲文凭

永久

4

请求商标、专利及本事转让造成的文献材料

永久

5

科技、企业年检材料

永久

6

公司财务审计材料

永久

备注：公司财务司帐帐目参照财务处财会档案类存档

28．服务中心

分类号：

序号

类目称号

看守期限

1

2

3

4

29.二级党组织

分类号：DQ   党群使命

序号

类目称号

看守期限

1

下层党组织年度使命野心、总结、组织活命会会议记录

永久

2

向校党委的使命讲演、线路、典型教训先容和调查材料

永久

3

报请校组织部批准部门各支部委员会（小组）改组组成成员线路、批复

永久

4

由下层党组织主抓召开的各学习交流会、线路会等 文献材料会通议记录

永久

5

下层党组织在党建使命中造成的文献材料

永久

6

下层党组织推选奖赏和奖励优秀党员和先进党支部材料

永久

7

党员名册和党员关系振荡先容信存根

短期

8

下层党组织在各项活动中造成的声像材料

永久

备注：各院、部、中心二级党组织的材料应与本院、部、中心关系材料沿途存档。

30.各研究所

分类号：KY12 科研准备阶段

序号

类目称号

看守期限

1

开题线路与课题调研论证材料

永久

2

任务书、合同、契约书

永久

3

课题研究野心、遐想野心

永久

4

野心执行情况、野心颐养或撤废线路

短期

5

课题投资和预决算材料

短期

分类号：KY12 科研实验阶段

序号

类目称号

看守期限

1

实验、测试、不雅测、调查、考察的各式原始记录（含枢纽配方、工艺历程及综合分析材料）

永久

2

数据处理材料、包括商量机处理材料（如步伐遐想 阐明、框图、商量结果）

永久

3

遐想的笔墨阐明和图纸（底图、蓝图、机械遐想图、 电子表现图等）

永久

4

研究使命阶段小结、年度线路

永久

5

配套的像片、底片、录相带、幻灯片、影片拷贝等

永久

6

样品、标本等什物的目次、像片（底片）

永久

分类号：KY12 总结强劲阶段

序号

类目称号

看守期限

1

研究线路、研制线路

永久

2

论文专著

永久

3

工艺本事线路

永久

4

本事法门线路

永久

5

大家评审意见

永久

6

强劲会材料（强劲代表名单、会议记录、强劲意见）

永久

7

强劲文凭

永久

8

扩充应宅心见

永久

9

课题使命总结

永久

分类号：KY12 申报奖励阶段

序号

类目称号

看守期限

1

科研结果登记表

永久

2

科研结果线路表

永久

3

科研结果奖励申报与审批材料

永久

4

科研结果获奖材料（奖励、奖章、文凭）原件或影 印件

永久

5

专利请求书或文凭原件或影印件

永久

分类号：KY12 扩充应用阶段

序号

类目称号

看守期限

1

转让合同、契约书

永久

2

出产定型强劲材料

永久

3

结果被援用或投产后反馈意见

短期

4

扩充应用决议及实施情况

永久

5

扩大试出产的遐想文献、工艺文献

永久

6

结果宣传报导材料

短期

7

对外学术交流材料

永久

备注：科研结果档案应在课题结题后 2 个月内经科技处审核后，由课题组负责存档。

31.声像类载体档案

立卷部门：各院、部、处、室、直属单元 分类号：SX12—SX19

序号

类目称号

看守期限

1

校指导的活动材料（参加国内会议、闲谈、探望、记者采访等）

永久

2

千般首要会议（党代会、工代会、教代会等党、政方面首要会议）

永久

3

校庆、积年教师节及首要活动（劳模线路、先进事 迹先容、刚硬契约、工程粗略况先容、赠耸立品）

永久

4

中央、省市级党、政指导来校活动步地 永久

永久

5

国内有影响的老师、博士、科学家、大家、历任校指导在校访谒的活动步地及指导东谈主题词

永久

6

省级以上代表团、其它院校代表团、慰问团来校活 动步地

永久

7

机组成立的活动步地

永久

8

授予校外东谈主员名誉职务的材料期

长

9

开学、毕业庆典活动步地及毕业生论文答辩步地像片

永久

10

学生社团、奖赏、颁发奖学金步地

永久

11

往届毕业生合影

永久

12

老师、大家或在学术上造诣较深的中、老教师讲课步地

永久

13

学生工场实习、实验步地、千般有代表性实验使命 步地材料

永久

14

学生社会调查、考察等活动材料

永久

15

学生业余活命、课外阅读、参加各式竞赛、演讲、评选先进等步地

永久

16

学术活动：世界性、省级学术活动、学术年会等活 动步地

永久

17

科研结果、将要干预出产的样机或样品像片、盘片强劲会材料

永久

18

校办工场试制出产或谨慎干预出产的产品声像材料

永久

19

产品发布会及产品使用情况等声像材料

永久

20

异邦指导东谈主、外籍、港澳学者、闻名东谈主士来校参不雅、访谒交流和海外授予我校东谈主员名誉职称等步地

永久

21

在我校召开的国际性和世界性学术会议步地及出 访活动，国际博览会等步地

永久

22

海外知名东谈主士、学者、在外学友来校讲学、作学术 线路及国际性受奖步地

永久

23

异邦代表团格外外籍学友子女来访活动、刚硬合同等步地

永久

24

外籍学生在校学习活动步地

永久

25

建校初期的像片：校门、教学楼、实验室、校园树立等

永久

26

建造前原址、建造中新楼及模子

永久

27

首要款式开工庆典、奠基、落成

永久

28

各校区建筑物、其它建筑物

永久

29

往届畅通会开幕、驱逐及比赛的步地、校畅通队参 加国内畅通会合影、获奖情况及学生教养测试

永久

30

畅通队陶冶、比赛等步地

永久

31

昆玉院校来访、饰演、比赛等步地

永久

32

教师作品在教学创作上发表的作品材料、国内、外 讲学所举办的字画展

永久

33

在国表里报刊杂志上发表的作品材料、国内、外讲 学所举办的字画展

永久

34

校齐唱团上演、排演（世界性汇演、音乐比赛、校歌）及指导接见步地

永久

32.电子档案

立卷部门：各院、部、处、室及直属单元

序号

类目称号

看守期限

1

通过集中由上司指导下达给学校的领导、批复、通 知

永久

2

通过集中学校进取司主宰部门的线路、讲演、函

永久

3

通过校园集中学校指导下达给各院、部、处、室及 直属单元的领导、批复、决定、晓喻、奉告

永久

4

通过校园集中各院、部、处、室及直属单元向校指导的讲演、线路、使命野心、总结

永久

5

通过校园集中发播的简报、简讯格外他信息

短期

注：电子文献转变为电子档案是学校办公自动化的使命要求，为保证档案的完好性和安全性，要求在执行电子文献存档时以物理逻辑载体体式存档，即把在线的电子文献刻录到光盘赐与存档保存，并附有阐明书。同期仍需对纸质文献同步存档，实行双套制档案经管模式。